Medlemskap

Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter för att hantera medlemskapet i IF Metall. Vi beskriver behandlingen i följande underavsnitt:

• Hantering av medlemskapets olika skeenden
• Om medlemmen byter arbete
• Om en arbetslös medlem flyttar
• Byte av fackförbund

Arbetet med medlemskapet utgår ifrån Stadgar Industrifacket Metall, senast antagna vid IF Metalls kongress den 28 november till 2 december 2022. Detta innebär att den rättsliga grunden för behandlingen är avtal, eftersom stadgarna till en ideell förening anses vara ett avtal mellan föreningen och dig som medlem. IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. Eftersom IF Metalls olika organisatoriska delar utgör ett organ kan uppgifterna lämnas mellan de olika delarna.

Tillkommande rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.

De övergripande ändamålen för IF Metall är att tillvarata medlemmarnas gemensamma intresse och styrka för att skapa bästa möjliga villkor i arbetslivet och i samhället. För att kunna göra detta behöver det finnas ett medlemsregister.

Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.

Medlemsregistret används även för tillkommande ändamål som den lönestatistik som skapas vid förhandlingar av Industriavtalet (statistikändamål, laglig grund allmänt intresse). Hur detta går till kommer att beskrivs i en separat process.

Hantering av medlemskapets olika skeenden

Vårt arbete med medlemskapet kan schematiskt beskrivas så här:

1. Inträde

Arbetstagare inom förbundets verksamhetsområden har rätt att bli medlem i förbundet.

Man kan bli medlem på två olika sätt: antingen genom att fylla i en blankett med medlemsansökan eller ansöka via webben. I båda fallen fyller man i en ansökan (innebär att personuppgifter som inträdesdag, namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress behandlas).

Genom att inge en ansökan rörande medlemskap kommer även personuppgifter kopplade till fackföreningstillhörighet att behandlas (uppgifter om att man önskar bli medlem och beslut att bli medlem). Den som gör en ansökan via IF Metalls webb behöver signera sin ansökan och godkänna användarvillkoren med BankID, vilket innebär att även autentiseringsuppgifter från det systemet behandlas.

När en ansökan görs får den som skickat in ansökan en bekräftelse på att formuläret tagits emot. I samband med detta förs uppgifter om namn, personnummer, e-postadress och mobilnummer in i medlemsregistret under statusen ”ej medlem”. Den som ansöker om inträde via webben får en mejlbekräftelse på att anmälan har mottagits. Tidpunkten för när mejlbekräftelsen går ut är viktig, eftersom den också visar vid vilken tidpunkt vi har mottagit en anmälan. Denna tidpunkt utgör brytpunkten för när en person, om den får ett medlemskap, kan företrädas av förbundet och sin avdelning och i förekommande fall klubb. Även uppgiften om när bekräftelsemejlet gått ut sparas därför i medlemsregistret. 

Uppgifterna en person lämnar när hen gör ansökan behövs för att kunna pröva ansökan och avgöra vilken avdelning som har ansvaret.  Det är avdelningen som hanterar ansökan och medlemsenheten på förbundskontoret som hanterar medlemsregistret.

För att kunna pröva ansökan behöver avdelningen även uppgifter om var en medlem är bosatt (postnummer, postort) och vad hen har för anställning (arbetsgivare, löneuppgifter, arbetstimmar per vecka). Uppgifterna behövs för att klargöra vilken avdelning som ska hantera frågan samt för att pröva medlemskapet. Man kan inte bli medlem om man inte arbetar inom IF Metalls avtalsområden så om en ansökan avslås beror det troligtvis på att personen som ansökt inte arbetar inom dessa. Löneuppgifterna behövs för att kunna hantera en fortlöpande debitering av avgift och i senare skeden även för statistikändamål (kommer beskrivas i en separat process).

I prövningen av medlemskapet behöver det bedömas om det kan föreligga en uteslutandegrund (vad det kan vara förklaras i steg 3). Detta innebär att personuppgifter kan komma att behandlas från tidigare ärenden.

Den som vill bli medlem i IF Metall behöver vara med i IF Metalls A-kassa, eftersom det normalt är en förutsättning. När en person ansöker om medlemskap så innebär det därför även att hen gör en ansökan om medlemskap i a-kassan. Detta innebär att personuppgifter som namn, verksamhetsområde och personnummer kan behandlas.

För att medlemskapet ska börja gälla behöver avgift för medlemskapet erläggas. Detta innebär att även personuppgifter kopplade till betalningen (belopp, datum, namn, vad avgiften avser) behöver behandlas.

I vissa fall kan förbundsstyrelsen ge andra rätt att vara medlemmar i förbundet. I dessa fall kan uppgifter om medlemskap i andra LO-förbund eller motsvarande organisation i ett annat land behöva behandlas.

Om ansökan om inträde avslås av avdelningsstyrelsen kan beslutet överprövas av förbundsstyrelsen om detta begärs av den som sökt medlemskap. När så sker behöver personuppgifter lämnas från avdelningen till förbundsstyrelsen.

2. Administration

För att administrera medlemskapet behöver personuppgifter kopplade till betalning av medlemsavgift fortlöpande behandlas (namn, medlemsnummer, personnummer, erlagda avgifter, inkomna betalningar). Om uppbörden sker via arbetsgivaren (se nedan) tillkommer personuppgifter kopplade till detta (vilken arbetsgivare som avses, vilket belopp som debiterats). Om medlemmen själv ska sköta inbetalningen sker aviseringen via post eller Kivra. Även personuppgifter kopplade till betalningshistorik och betalningskrav kan komma att behandlas, om medlemmen inte fullgör sina skyldigheter.

Medlemsavgiften kan även betalas genom löneavdrag som görs av arbetsgivaren. Detta regleras i en bilaga till Teknikavtalet IF Metall , som är ett kollektivavtal.

I samband med att ansökan godkänns (se steg 1) lämnas också fullmakt till arbetsgivaren att göra löneavdrag enligt kollektivavtalet. I dessa fall får arbetsgivaren uppgift om olika procentsatser och betalar sedan in avgiften till fackföreningen, vilket innebär att arbetsgivaren behöver identifiera personen (namn, personnummer). Laglig grund för behandlingen är rättslig förpliktelse (kollektivavtal) och avtal (den fullmakt som ges för uppbörden).

IF Metall har fått i uppgift att administrera uttaget av a-kasseavgifter enligt stadgarna för a-kassan. Eftersom kassan enligt lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor får föreskriva hur betalningen ska erläggas kan behandlingen anses utgöra ett allmänt intresse. Det framgår även av stadgarna för IF Metall att denna behandling sker (laglig grund avtal). Grunden för att överföra känsliga personuppgifter finns i artikel 9.2 b GDPR (rätt att överföra uppgifter som behövs för arbetsrätten enligt medlemsstaternas nationella rätt).

Om Förbundet hamnar i konflikt och konfliktersättning utgår kan avräkning göras mot medlemsavgift. I denna del tillkommer i så fall personuppgifter kopplade till konflikten.

Utöver detta används medlemsregistret för ett antal olika ändamål kopplade till stadgarna, som hantering av val, utförande av fackligt arbete och hantering av förmåner. Detta beskrivs i separata avsnitt i integritetspolicyn.

3. Byte av avdelning

En medlem ska enligt stadgarna normalt tillhöra den avdelning inom vars verksamhetsområde hen är anställd. Om en medlem flyttar kan hen behöva byta avdelning, vilket innebär att personuppgifter som namn, personnummer, bostadsort och avdelningstillhörighet kan komma att behandlas. Eftersom det krävs medlemskap i A-kassa kommer även personuppgifter om detta behandlas (se även steg 1).

Förbundsstyrelsen kan fatta beslut som avviker från detta. I en sådan situation kan även personuppgifter om senaste anställning och särskilda skäl behöva behandlas.

4. Utträde eller andra avslut av medlemskap

En medlem kan begära utträde genom att lämna en utträdesansökan. I detta fall kan personuppgifter som namn, personnummer, medlemsnummer behandlas.

När en avdelning får ett besked om att någon funderar på utträde kan avdelningen kontakta den klubb medlemmen hör till, alternativt avdelningsombud (detta innebär att namn och önskan att utträda behandlas). Medlemmen kan även kontaktas direkt. Syftet med detta är att få feedback på varför hen vill utträda samt se om IF Metall kan göra något för att få personen att vilja bli medlem igen. Detta görs givetvis inte om medlemmen uttryckt att hen inte vill ha mer kontakt. 

Till det kommer att en medlem som byter fackförbund kan beviljas utträde, se nedan avsnittet Byte av fackförbund.

IF Metall kan även fatta beslut om att utesluta en medlem enligt följande uteslutandegrunder:

a) Medlemmen resterar för förfallen avgift mer än två kalendermånader.

b) Medlemmen har genom oärligt förfarande fått ersättning av förbundet eller arbetslöshetskassan eller tillägnat sig medel som tillhör förbundet eller dess underorganisationer.

c) Medlemmen har uppträtt som strejk- eller blockadbrytare.

d) Medlemmen stödjer sådan verksamhet som är oförenlig med organisationens ändamål.

e) Medlemmen har i övrigt uppsåtligen brutit mot stadgarna eller på annat sätt uppträtt illojalt mot organisationen.

För att hantera uteslutandegrunden a) kan personuppgifter som namn, personnummer och betalningshistorik behandlas. Om någon riskerar att uteslutas på grund av bristande betalning kan exempelvis en ombudsman (alternativt en klubb om medlemmen tillhör en sådan) höra av sig och berätta om risken. Ändamålet med det är att ge medlemmen möjlighet att kvarbli som medlem. 

För att kunna hantera uteslutandegrunderna b-e) kan integritetskänsliga personuppgifter kopplade till medlemskapet komma att behandlas. Punkten b) innebär att personuppgifter om lagöverträdelser kan komma att behandlas (förbundet får göra detta för att kunna försvara sina rättsliga intressen). Punkten c) kan innebära att uppgifter kopplade till den fackliga verksamheten kan komma att behandlas (namn, vem som anses ha varit strejk- eller blockadbrytare). I punkterna d) och e) kan personuppgiftsbehandlingen omfatta uttalanden eller åtgärder som medlemmen gjort.

Beslut om utträde protokollförs. I protokollet behöver det finnas identifierande uppgifter (som namn och medlemsnummer, utträdesorsak, samt datum för utträdet. Datum för utträdet påverkar betalningar och vilka rättigheter medlemmen kan åberopa. Protokollet behöver bevaras för att kunna bedöma eventuella inträdesansökningar (prövning görs då av orsak till utträdena).

Beslut om utträde eller uteslutning kan överklagas. I sådant fall kommer personuppgifterna lämnas vidare till förbundsstyrelsen. 

När någon utträtt eller uteslutits ur förbundet bevaras personuppgifter av följande skäl:

• Information från IF Metall skickas ut längst under tre månader efter avslutat medlemskap (laglig grund berättigat intresse för IF Metall att informera för att kunna återvärva tidigare medlemmar).
• Uppbörd av förfallna medlemsavgifter under den tid betalning inte erlagts (laglig grund; rättslig förpliktelse genom kollektivavtal och avtal, se steg 2 ovan).
• A-kassan kan behöva följa upp medlemskap i IF Metall under 10 år för eventuella ersättningskrav (laglig grund allmänt intresse).
• För medlemmar som är försäkrade kan uppgifter behöva behandlas under den tid försäkringen kvarstår (laglig grund rättslig förpliktelse genom kollektivavtal samt avtal).
• Uppgifter kan även behöva sparas för att göra polisanmälningar eller hantera rättsliga tvister (det sistnämnda kopplat till medlemskap och förmåner under medlemskap som försäkring) vilket behövs för den tid tvister pågår samt under preskriptionstid (laglig grund berättigat intresse).
• Medlemsregistret fungerar som en reskontra i bokföringen, vilket innebär att bokföring måste sparas i 7 år (rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen).
• För forskningsändamål. IF Metall har en viktig roll i svenskt samhällsliv och utifrån ett historiskt perspektiv, vilket gör att dess medlemsregister innehåller intressanta uppgifter för forskning.

Om medlemmen byter arbete

Ett medlemskap i IF Metall innebär att man ska tillhöra en avdelning som organiseras geografiskt. Byter man arbete kan det ibland innebära att man blir kvar i samma avdelning, ibland att man inträder i en ny avdelning. Detta beskrivs i separata avsnitt nedan.

I båda fallen är syftet med behandlingen att administrera medlemskapet så det blir ändamålsenligt och medlemmen kan företrädas på ett korrekt och bra sätt. Vidare behöver IF Metall ha korrekta uppgifter för att kunna beräkna medlemsavgift och skapa statistik (statistik beskrivs i en egen process i integritetspolicyn).

Rättslig grund för behandlingen är avtal, eftersom behandlingen stöds av stadgarna för IF Metall (ses som ett avtal mellan IF Metall och medlemmen). IF Metall har även rätt att behandla känsliga personuppgifter om medlemmar enligt medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. Tillkommande rättsliga grunder beskrivs i förekommande fall nedan.

Inom samma avdelning

Om en medlem byter arbete behöver en anmälan göras. Hur personuppgifts­behandlingen går till beskrivs nedan: 

Anmälan

När en medlem får ett nytt arbete behöver det anmälas till avdelningen (kan initieras både genom att medlemmen får hjälp av en förtroendevald eller genom att hen själv gör en anmälan). IF Metall avråder från att använda mejl till anmälan, eftersom det kan finnas risker med att mejla personuppgifter om man inte är säker på att överföringen är krypterad.

De personuppgifter som behandlas är namn, medlemsnummer, personnummer, kontaktuppgifter (som adress, telefonnummer) och arbetsställe (både nya och gamla). Om medlemmen betalar sin medlemsavgift själv behöver även uppgift om inkomst behandlas för att IF Metall ska kunna dra rätt avgift.

Om arbetsgivaren debiterar medlemsavgiften behöver inga sådana uppgifter behandlas i den här processen (se ovan i avsnittet Hantering av medlemskapets olika skeden, steg 2). Däremot kan fullmakt behöva lämnas för att arbetsgivaren ska kunna dra lön. En sådan fullmakt kan bifogas anmälan som görs via medlemssidorna (innebär att uppgifter som finns i fullmakten kan behandlas). Rättslig grund för att arbetsgivaren ska kunna dra avgift finns i kollektivavtal vilket innebär att det föreligger en rättslig förpliktelse.

Om någon har skyddade personuppgifter kan förfarandet ovan inte tillämpas. Då behandlas personuppgifter i stället så här: I medlemsregistret finns en notering att uppgifterna är skyddade. Behöver IF Metall kommunicera med medlemmen går posten till förbundet som sköter det förfarande Skatteverket har uppställt för att hantera sådana frågor.

Administration

Efter att anmälan kommit in behöver uppgifterna ändras i medlemssystemet. Den nya avdelningen kan även behöva be om fullmakt från arbetsgivaren (om sådan inte inlämnats i steg 1). Kontakten sker via medlemssidorna eller telefon. Vissa avdelningar kan lämna information om att bytet är registrerat vilket innebär att namn och kontaktuppgifter behandlas.

Det nya arbetet ingår i en ny avdelnings ansvar

Ibland får medlemmar ett arbete som innebär att hen behöver byta avdelning. Hanteringen ser då ut så här:

Anmälan 

När en medlem får ett nytt arbete behöver det anmälas till avdelningen (kan initieras både genom att medlemmen får hjälp av en förtroendevald eller genom att hen själv gör en anmälan). IF Metall avråder från att använda mejl när medlemmar gör en anmälan, eftersom det kan finnas risker med att mejla personuppgifter om man inte är säker på att överföringen är krypterad.

De personuppgifter som behandlas är namn, medlemsnummer, personnummer, kontaktuppgifter (som adress, telefonnummer) och arbetsställe (både nya och gamla). Vidare behöver uppgifter om avdelningstillhörighet behandlas (den nya och gamla). Om medlemmen betalar sin medlemsavgift själv behöver även uppgift om inkomst behandlas för att IF Metall ska kunna dra rätt avgift.

Om arbetsgivaren debiterar medlemsavgiften behöver inga sådana uppgifter behandlas i den här processen (se ovan i avsnittet Hantering av medlemskapets olika skeden, steg 2). Däremot kan fullmakt behöva lämnas för att arbetsgivaren ska kunna dra lön. En sådan fullmakt kan bifogas anmälan som görs via medlemssidorna (innebär att uppgifter som finns i fullmakten kan behandlas). Rättslig grund för att arbetsgivaren ska kunna dra avgift finns i kollektivavtal vilket innebär att det föreligger en rättslig förpliktelse.

Om någon har skyddade personuppgifter kan förfarandet ovan inte tillämpas. Då behandlas personuppgifter i stället så här: I medlemsregistret finns en notering att uppgifterna är skyddade. Behöver IF Metall kommunicera med medlemmen går posten till förbundet som sköter det förfarande Skatteverket har uppställt för att hantera sådana frågor.

Administration

Efter att anmälan kommit in behöver uppgifterna ändras i medlemssystemet. Den nya avdelningen kan även behöva be om fullmakt från arbetsgivaren (om sådan inte inlämnats i steg 1). Kontakten sker via medlemssidorna eller telefon.

Ny avdelning

När administrationen är klar är avdelningsbytet färdigt. Vissa avdelningar kan lämna information om att bytet är registrerat vilket innebär att namn och kontaktuppgifter behandlas.

När en medlem byter avdelning kommer medlemssystemet att lämna uppgifter automatiskt till A-kassans system, eftersom A-kassan kan påverkas av bytet (till exempel kan en annan handläggare bli aktuell). Laglig grund för behandlingen är allmänt intresse (se ovan i processen Hantering av medlemskapets olika skeenden).

Om en arbetslös medlem flyttar

Om en medlem är arbetslös och flyttar till en ny ort kan det påverka vilken avdelning som hen ska tillhöra. Behandlingen av personuppgifter sker på följande sätt:

Anmälan

När en medlem, som är arbetslös, flyttar behöver hen anmäla det till avdelningen. IF Metall avråder från att använda mejl till anmälan, eftersom det kan finnas risker med att mejla personuppgifter om man inte är säker på att överföringen är krypterad.

De personuppgifter som behandlas är namn, medlemsnummer, personnummer, kontaktuppgifter (som adress, telefonnummer), ny bostadsort och arbetsställe (det tidigare).

Om någon har skyddade personuppgifter kan förfarandet ovan inte tillämpas. Då behandlas personuppgifter i stället så här: I medlemsregistret finns en notering att uppgifterna är skyddade. Behöver IF Metall kommunicera med medlemmen går posten till förbundet som sköter det förfarande Skatteverket har uppställt för att hantera sådana frågor.

Administration 

Efter att anmälan kommit in behöver uppgifterna ändras i medlemssystemet. IF Metalls avdelningar har en geografisk indelning. Om den nya orten innebär att en annan avdelning får ansvar registreras uppgifter om ny avdelning. Om bytet av adress inte påverkar avdelningsindelningen sker ingen administration.

Ny avdelning

När administrationen är klar har ett eventuellt avdelningsbyte genomförts. Vissa avdelningar kan då lämna information om att bytet är registrerat vilket innebär att namn och kontaktuppgifter behandlas.

I detta fall kommer medlemssystemet att lämna uppgifter automatiskt till A-kassans system, eftersom A-kassan kan påverkas av bytet. Genom detta kan säkerställas att A-kassan har korrekta uppgifter i sin handläggning vilket underlättar även för medlemmen. Laglig grund för behandlingen är allmänt intresse (se ovan i processen Hantering av medlemskapets olika skeenden). 

Byte av fackförbund

Byte till annat förbund

En medlem i förbundet har rätt och skyldighet att utan särskild avgift överflytta sitt medlemskap från IF Metall till ett annat LO-förbund om hen fått anställning inom det nya förbundets verksamhetsområden. I detta fall behöver personuppgifter om facktillhörighet (nuvarande och kommande) behandlas tillsammans med namn och personnummer, adressuppgifter, mobilnummer och e-postadress. Uppgifter kan även behöva lämnas från IF Metall till det andra förbundet. Den lagliga grunden för detta är samtycke.

Eftersom en medlem inte får gå över till ett annat förbund utan att betala medlemsavgiften kan även personuppgifter kopplade till detta behöva behandlas (namn, personnummer, betalningshistorik).

Om man inträder i IF Metall som ny medlem kan man välja att betala medlemsavgift via autogiro. I ett sådant fall behandlas även sådana personuppgifter.

LO-styrelsen kan fatta beslut om att en person får tillhöra ett annat förbund. I detta fall behöver även personuppgifter kopplade till ett sådant beslut behandlas.

När någon bytt till ett annat fackförbund bevaras personuppgifter i medlemsregistret för följande skäl:

•      Uppbörd av förfallna medlemsavgifter under den tid betalning inte erlagts (laglig grund; rättslig förpliktelse genom kollektivavtal och avtal, se steg 2 ovan).
• A-kassan kan behöva följa upp medlemskap i IF Metall under 10 år för eventuella ersättningskrav (laglig grund allmänt intresse).
• För medlemmar som är försäkrade kan uppgifter behöva behandlas under den tid försäkringen kvarstår (laglig grund rättslig förpliktelse genom kollektivavtal samt avtal).
• Uppgifter kan även behöva sparas för att göra polisanmälningar eller hantera rättsliga tvister (det sistnämnda kopplat till medlemskap och förmåner under medlemskap som försäkring) vilket behövs för den tid tvister pågår samt under preskriptionstid (laglig grund berättigat intresse).
• Medlemsregistret fungerar som en reskontra i bokföringen, vilket innebär att bokföring måste sparas i sju år (rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen).
• För forskningsändamål. IF Metall har en viktig roll i svenskt samhällsliv och utifrån ett historiskt perspektiv, vilket gör att dess medlemsregister innehåller intressanta uppgifter för forskning.

Byte från annat förbund

En person som är medlem i ett annat LO-förbund kan byta fackförbund till IF Metall om hen börjar arbeta inom IF Metalls ansvarsområde. Hur medlemsansökan går till beskrivs i processen Hantering av medlemskapets olika skeenden ovan. Vid byte av förbund tillkommer behandling av personuppgifter som behövs för bytet (vilket förbund personen tidigare tillhört samt namn och andra personuppgifter i en fullmakt för utträde ur tidigare förbund och a-kassa som kan lämnas).